Ekonomichef, Anne Johanssons, svar angående Katrineholm kommuns försenigsavgifter och inkassokrav.

I ett mail till Katrineholm kommuns biträdande kommunchef, Mattias Jansson ställdes, följande fråga och hemställan av mig den 10:e september:

Vem har orsakat kostnaderna för de prekära förseningsavgifter och inkassokrav som åsamkats skattebetalarna i Katrineholms kommun? Jag önskar ta del av vem och vilka kommunala verksamheter som ansvarar för att dylika förseningsavgifter och inkassokrav uppkommit.
Hälsningar
Kenneth Malm

Jansson vidarebefordrade i sin tur frågan till kommunens ekonomichef, Anne Johansson, och hennes svar som erhölls den 15:e september lyder:

Hej!
Jag har genom biträdande kommunchef Mattias Jansson tagit del av dina frågor med anledning av den senaste tidens fokus på kommunens förseningsavgifter och inkassokrav. Jag har även läst din debattartikel i Katrineholmskuriren. Jag vill inleda med att tala om att även jag anser att det inte är acceptabelt att inkassokrav uppstår. De är - förutom den olägenhet det orsakar leverantören som drabbas - ett tecken på att något brustit i våra rutiner. De senaste fyra åren har alltså sammanlagt 25 fakturor av de drygt 250 000 faktuor som hanterats under denna tidsperiod (ca 65 000 fakturor per år hanteras) inneburit inkassokrav. Av dessa 25 , är det 5 som gått till anmärkning, medan de övriga 20 betalats innan anmärkning uppstått. De 5 som inneburit anmärkning, uppgår beloppsmässigt till ca 5 000 kr sammanlagt. Det är alltså inte en likvidmässig fråga, dvs att kommunen inte har pengar att betala med. Utan istället tecken på brister i rutinerna någonstans i fakturahanteringen, när betalning inte skett i rimlig tid. Varje post har medfört en direkt merkostnad på några hundralappar, eftersom det blivit en räntekostnad och en fast avgift. Men det är ingen ursäkt för sen betalning, utan mer en kompletterande information.Kommunens fakturahantering har under senare år genomgått en omställningsprocess, från en mer manuell till en idag alltmer elektronisk hantering. Syftet är att genom att använda ny teknik förenkla och över tiden göra hanteringen mer kostnadseffektiv. I korthet innebär det bl a att merparten av alla fakturor idag passerar en central enhet som scannar in pappersfakturor till elektronisk form, så att sedan den elektroniska fakturan kan ingå i ett systematiskt attestförfarande i organisationen. I och med att kommunen är en organisatoriskt relativt komplex organisation, med inslag som delegerat budgetansvar till olika ansvarsnivåer, skall varje faktura styras till rätt attestanter. Dessa ska i tur och ordning bl a granskningsattestera och beslutsattestera fakturan. Det innebär bl a kontroll av att fakturan är rätt, dvs varan eller tjänsten har levererats till kommunen, att rätt bokföring sker, och att betalningen godkännes. Vikten av att ha ett fungerande kontrollsystem kan inte nog framhållas. Ansvaret för fakturahanteringen i den elektroniska miljön ligger, i de delar som avser scanning av fakturor och uppbyggnad av det elektroniska leverantörsregistret, i kommunens service och teknikförvaltning. Där är det enheten för upphandling och affärer som har ansvaret. En bärande tanke är att styra inköp mot upphandlade avtal, och att successivt utveckla elektroniska fakturor från alla leverantörer i samband med inköp. När fakturakontrollen är genomförd på det sätt som ovan beskrivits, samlas dagens alla godkända betalningar i en fil som tillställs ekonomikontoret, som ansvarar för att själva betalningen sker genom direktiv till banken. Ekonomikontoret ansvarar även för att redovisningen i ekonomisystemet är korrekt, bl a att alla utbetalade poster är korrekt bokförda.Detta system har utvecklats i olika steg under de senaste åren, och jag ville ge dig denna kanske lite långa beskrivning för att försöka beskriva att ansvaret för de för sent betalda fakturorna inte i första hand går att härleda till en enskild enhet eller förvaltning. Det är vi som har det samlade ansvaret för fakturahanteringen - service och teknikförvaltningen genom sin enhet upphandling och affärer, och kommunledningsförvaltningen genom ekonomikontoret - som får ta på oss ansvaret för att inkassokrav uppstått. Under de år som uppbyggnad av de nya rutinerna skett, har det bl a varit olika problem av teknisk karaktär, vid olika tillfällen. Bland annat har det varit vissa problem med att få det nya inköps- och leveratörssystemet att kommunicera 100% väl med ekonomisystemet. Det har bl a inneburit missar i att hålla vissa betalningstider. Därutöver har användartekniken inte varit klockren, och service och teknikförvaltningen har lagt så mycket möda man kunnat på att lära alla användare det nya systemets funktionalitet, och håller kontinuerlig information till användare, ibland med viss medverkan från ekonomikontoret. Jag vill slutligen beskriva ett exempel, ett detaljproblem, som också kan bidra till att sen betalning kan uppstå. Ibland - under sommarsäsongen lite oftare än annars - mottager kommunen s k bluffakturor. Det innebär att någon sänder en faktura som inte motsvarar en levererad vara eller tjänst i hopp om att den skall "slinka igenom" det kontrollnät som kommunen likt varje annan organisation eller företag satt upp. Det betyder att även vissa korrekta fakturor kan bli stoppade i väntan på att "rätt" kontrollperson/attestant skall kunna bekräfta att fakturan verkligen avser levererad vara eller tjänst. Även helt korrekta fakturor kan därför "råka ut" för våra egna krav på kontroller av varje faktura, i synnerhet under semesterperioder när ordinarie personal inte alltid är på plats. Men, så långt som till inkassokrav av korrekta fakturor ska det aldrig behöva gå. Jag vill berätta för dig att vi inte tar med lätthet på våra betalningsrutiner, och att vi ser varje inkassokrav som ett inte acceptabelt misstag. Precis som du framhåller, är det skattebetalares medel vi förvaltar. Jag vill försäkra dig om att just insikten om det är en viktig ledstjärna i min och andras drivkraft kring frågor som rör en effektiv hantering av de olika resurer vi är satta att förvalta.Enheten för upphandling och affärer arbetar intensivt med att utveckla området elektronisk fakturahantering, med målsättningen att i slutet av året skall 40% av alla leverantörers fakturor anlända elektroniskt. Detta räknar vi med kommer att effektivisera hanteringen ytterliggare. Jag hoppas att du har fått mer information än du hade kring detta område. Tyvärr är det alltså inte så enkelt att sända över en lista med "syndabockar" som ansvariga för inkassokraven, annat än att rikta kritiken i första hand mot de funktionsansvariga enheterna, alltså upphandling och affärer och även ekonomikontoret. Vi försöker ta konsekvenserna och ansvaret genom att fortsätta arbetet med att förbättra och förfina rutinerna, och enheterna arbetar tillsammans med detta.Med vänlig hälsning Anne Andersson Ekonomichef Katrineholms kommun0150-570 85

Med anledning härav uppkommer ytterligare frågor och reflektioner som jag delgav Anne Johansson den 19:e september:

Tack Anne för din uttömmande beskrivning av kommunens fakturahanering. Det ger dock upphov till ytterligare frågor såsom…

- Vilket system kan omöjligt tillhandahålla ingående information om var eventuella brister i betalning kontra förfallodag uppstår? Har kommunen inhandlat ett faktureringssystem som inte kan ge vid handen var eventuella fel begås kommer heller aldrig, enligt mig, någon större noggrannhet eller bemödande om rätt förfarande kunna etableras hos ansvariga ute i organisationen. Alltså…kan man, eller kan man inte i Katrineholms kommun, härleda uppkomna prekära ekonomiska oegentligheter till berörda enheter och förvaltningar och därigenom ansvarig tjänsteman? Om nej, är det föremål för vidare diskussion! Om ja, tillhandahåll mig då namnen på de enheter och förvaltningar samt tjänstemän som ansvarar för uppkomna inkassokrav och förseningsavgifter!
- Har andra kommuner fortfarande kvar sin manuella fakturahantering eftersom de inte har lika många inkassokrav och förseningsavgifter och måste Katrineholm i så fall vara så snabba på ett, som det verkar, skenande tåg?
- Hur pass utprovad är det nya elektroniska system som Katrineholm valt att använda sig av för fakturahantering? Är Katrineholm ”försökskanin”?
- Har andra kommuner mindre problem med så kallade bluffakturor och vad beror det i så fall på? Eller har de andra rutiner vid hanteringen av dessa bluffakturor som Katrineholm då skulle kunna ta efter?
Tacksam för svar,
Hälsningar Kenneth

Var och en kan utifrån denna information nu fundera över Katrineholm kommuns ekonomiska administration...